Où et quand les réunions ont-elles lieu?
Le CCHCC tient habituellement quatre (4) réunions publiques par année qui se déroulent dans les deux langues officielles (des services d'interprétation simultanée sont offerts). Les comités d'élaboration des codes, composés de bénévoles, se réunissent habituellement quatre (4) fois par année et mènent leurs activités en anglais. Les groupes d'étude, qui sont mis sur pied au besoin, se réunissent sur convocation de leurs présidents et mènent leurs activités en anglais. Le Conseil consultatif sur l'harmonisation des codes de construction se réunit deux fois par année ou plus souvent, sur convocation du président.
Les réunions peuvent se dérouler en personne ou virtuellement. Les réunions en personne se tiennent en différents lieux au Canada afin d'encourager la présence du public et la participation des utilisateurs des codes. Afin de gagner du temps lors des réunions, on encourage le partage d'informations, les discussions, les sondages informels, les scrutins et la réalisation d'autres tâches entre les réunions. Les résultats seront présentés à la réunion suivante.
Comment puis-je obtenir l'horaire d'une réunion?
La date, l'heure et le lieu des réunions de comités ouvertes au public sont indiqués dans le calendrier qui se trouve sur la page Calendrier des réunions.
Puis-je observer une réunion?
Toute personne peut observer une réunion publique du CCHCC, des comités d'élaboration des codes, des groupes d'étude et du Conseil consultatif sur l'harmonisation des codes de construction.
Puis-je participer à une réunion?
La participation aux discussions lors des réunions publiques est habituellement limitée aux membres et au personnel attitré; toutefois, les observateurs peuvent participer aux discussions à la discrétion des présidents.
Puis-je soumettre des documents écrits concernant un point à l'ordre du jour?
Les personnes qui souhaitent soumettre des documents écrits concernant un point à l'ordre du jour d'une réunion et les distribuer aux membres d'un comité doivent soumettre leurs documents au secrétaire du comité au moins deux (2) semaines avant la tenue de la réunion. Les documents soumis durant la réunion peuvent être distribués aux membres du comité sous réserve de l'approbation du président.
Puis-je faire une présentation lors d'une réunion?
Les personnes qui souhaitent faire une présentation lors d'une réunion sur un sujet particulier doivent en informer le CCHCC par écrit au moins quatre (4) semaines avant la réunion. Elles doivent également décrire la nature et la portée du sujet à aborder, indiquer le temps nécessaire à la présentation et fournir une copie écrite de tout document devant être présenté.
Une demande de présentation peut être approuvée, rejetée ou reportée selon la pertinence du sujet par rapport aux responsabilités et aux travaux du groupe. Lorsqu'une telle demande est approuvée, la présentation est inscrite à l'ordre du jour, un temps est alloué à la présentation et à la discussion connexe et le demandeur est avisé.
Puis-je enregistrer une réunion?
L'utilisation d'un équipement d'enregistrement audio ou vidéo est interdite durant les réunions.
Comment puis-je me renseigner au sujet des points à l'ordre du jour d'une réunion? Puis-je obtenir le dossier d'ordre du jour d'une réunion?
Les dossiers d'ordre du jour, les résumés et les documents justificatifs des réunions de comités ouvertes au public sont mis à la disposition des observateurs sur demande seulement. Pour demander le dossier d'ordre du jour d'une réunion ou pour poser une question sur les sujets des discussions, veuillez communiquer avec le secrétariat du CCHCC.
Puis-je obtenir un compte rendu de la réunion?
Un procès-verbal est préparé et distribué aux membres du comité à la suite des réunions. Une fois approuvés par le comité, les comptes rendus des réunions publiques sont mis à la disposition du public sur demande seulement.
Où dois-je soumettre ma demande pour assister à une réunion?
Pour observer une réunion ou y participer, veuillez faire parvenir vos demandes au CCHCC.